Routage

Le routage d’emails et de newsletters, on-premise ou ASP ?

Bonjour à toutes et à tous,

Comment choisir une solution de routage d'emailsVoici le premier article d’une série de conseils et bonnes pratiques issues de notre expérience de spécialiste de création et de routage d’emails et de newsletters.

Vous souhaitez mettre en oeuvre une stratégie de communication digitale et devez choisir une solution de routage ? Alors vous devrez choisir entre des solutions hébergées (ASP ou Cloud) ou des solutions installables au sein de votre entreprise. Découvrez les critères essentiels de décision.

L’utilisateur (personne en charge du marketing ou du commercial, quand il ne s’agit pas d’un stagiaire…) n’a pas forcément un profil technique. En outre, de nombreuses entreprises ne possèdent pas en interne des compétences informatiques, ni même d’architecture pouvant supporter des outils spécifiques de routage.

En effet, il est impossible d’utiliser sa propre messagerie à cause du risque de blacklistage d’adresse IP  (le domaine lié à l’IP est considéré comme spammeur et ne peut plus recevoir ni envoyer d’emails) par les FAI (Fournisseurs d’Accès à Internet).

Vous vous poserez alors inévitablement cette question: comment router vos emails ?

Une rapide recherche vous fera découvrir qu’il existe une pléthore d’outils et de solutions qui peuvent potentiellement répondre à votre besoin.

Vous devrez choisir entre une solution  « on-premise » ou une solution proposée en mode « ASP » (ou « off-premise »).

Définitions

On-premise

Une solution on-premise consiste pour l’entreprise à acquérir une ou plusieurs licences d’utilisation d’une application, puis de l’héberger en interne, sur un PC pour les plus simples ou de préférence sur un serveur sécurisé et fiabilisé (haute disponibilité). Ce mode implique des investissements financiers, techniques et opérationnels de la part de votre entreprise (matériels, infrastructures réseaux, logiciels, maintenance, formation, support technique pour les principaux).

ASP (Application Service Provider ou off-premise ou SAAS – Software As A Service – ou encore on-demand)

Les applications dans le CloudCette solution consiste à utiliser régulièrement un service dont l’architecture (réseau, application…) est gérée par un fournisseur tiers.

Pour le client, la mise en oeuvre de ce service se résume généralement à la formation de l’utilisateur (qui peut être non négligeable) et à l’utilisation d’un poste de travail simplement connecté à Internet.

Le mode ASP a d’abord été créé afin de permettre aux TPE et aux petites entreprises d’accéder à des applications jusqu’alors réservées aux grandes organisations disposant d’infrastructures informatiques lourdes (serveurs) et d’équipes techniques internes.

On peut citer BPOS de Microsoft ou MS-CRM Online qui permet aux entreprises de toute taille d’utiliser des outils auxquels elle n’avaient accès jusqu’alors (Serveur Exchange, Sharepoint, CRM…) ce qui nous rappelle un slogan résumant bien le contexte: « Elle a tout d’une grande – Voir (ou revoir) la vidéo« .

Les avantages de ce mode sont :

  • Dépenses de fonctionnement et non d’investissement
  • Engagement de durée limitée : vous pouvez changer de prestataire beaucoup plus facilement, alors que le mode « on-premise » génère des dépenses d’investissement qui devront être amorties en plusieurs années, généralement trois
  • Pas (ou peu) de besoin en infrastructure ni compétences techniques internes

Comment choisir ?

En termes fonctionnels, nous pensons que toutes les solutions du marché offrent des fonctionnalités communes « à minima » c’est à dire que tous les outils répondront correctement aux fonctions basiques que vous attendez telles que :

  • Gestion des listes,
  • Dédoublonnement,
  • Routage,
  • Gestion automatique des NPAI et désabonnés,
  • Accès aux statistiques (plus ou moins complètes, nous y reviendrons dans un prochain article)

Donc vous pourrez choisir en fonction de ces critères principaux :

  1. Avons-nous à notre disposition les ressources nécessaires à l’utilisation d’une solution interne (on-premise) ?
  2. Quels sont les délais de déploiement acceptables ou imposés ?
  3. Est-on sûr de ne pas souhaiter changer de solution dans les trois prochaines années ?

Si vous avez peu de ressources techniques, que le délai de mise en oeuvre doit être rapide et que vous  souhaitez ne pas être engagé, alors vous vous limiterez à étudier les solutions disponibles en mode ASP.

Vous pourrez ensuite analyser plus finement les fonctionnalités des outils proposés dans ce mode et choisir le plus adapté.

Notre recommandation :

Si vous débutez dans l’emailing, et que votre entreprise ne souhaite pas investir à long terme, vous choisirez probablement une solution souple qui s’adaptera à vos besoins, en mode ASP, sans engagement de durée.

La variété des services et applications disponibles, la souplesse offerte, le niveau élevé de disponibilité font que les applications hébergées (dans le Cloud ou pas) vont dans le sens de l’histoire et constituent sans nul doute l’avenir.

On préférera dans tous les cas un prestataire qui aura développé son application en mode hébergé dès le début, plutôt qu’un acteur traditionnel de logiciel qui hébergera (ou fera héberger) ensuite son outil.

Nous vous recommandons dans tous les cas de rédiger un cahier des charges, qui pourra être plus ou moins détaillé au départ, mais qui aura le mérite de vous fournir une trame efficace dans votre choix.

Pour aller plus loin :

Vous pouvez consulter le guide très complet publié par Bruno Florence, consultant en email marketing, qui dresse un panorama très complet des principales solutions d’emailing du marché en 2011: http://www.florenceconsultant.com/etude/emailing.html.

Vous pouvez également nous consulter afin que vous nous fassiez part des spécificités de vos besoins.

Enfin, vous pouvez visiter le prochain forum E-Marketing PARIS 2012 consacré au marketing digital dans son ensemble http://emarketingparis.com/2012/.

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